Wie stellt man die Datenqualität in der CSRD Berichterstattung sicher?

Die Datenqualität in der CSRD-Berichterstattung lässt sich durch klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Erfassungsprozesse und eine frühzeitige Ausrichtung an den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) sicherstellen. Entscheidend ist, dass ESG-Daten nicht erst kurz vor der Berichtserstellung gesammelt, sondern kontinuierlich und systematisch erhoben werden. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Datenerhebung, Datenmanagement und externe Prüfung im Rahmen der CSRD.

Welche ESG-Daten müssen für die CSRD erhoben werden?

Für die CSRD-Berichterstattung müssen Unternehmen Daten zu allen drei ESG-Dimensionen erheben: ökologische Kennzahlen wie Treibhausgasemissionen und Energieverbrauch, soziale Aspekte wie Arbeitsbedingungen und Diversität sowie Governance-Informationen zu Unternehmensführung und Compliance. Die konkreten Anforderungen richten sich nach den ESRS, die spezifische Datenpunkte für jedes Thema definieren.

Die ESRS unterscheiden zwischen verpflichtenden und optionalen Offenlegungspflichten. Verpflichtend sind unter anderem Angaben zu Klimarisiken (ESRS E1), zur eigenen Belegschaft (ESRS S1) sowie zu Governance-Strukturen (ESRS G1). Hinzu kommen themenspezifische Standards, die je nach Wesentlichkeitsbewertung des Unternehmens zusätzliche Datenpunkte erfordern.

Praktisch bedeutet das: Unternehmen müssen Daten aus verschiedenen Abteilungen zusammenführen, von der Energieabrechnung über HR-Systeme bis hin zu Lieferkettendokumentationen. Die Bandbreite der erforderlichen Informationen macht deutlich, warum ein strukturierter Erfassungsprozess unverzichtbar ist.

Warum ist die Datenqualität bei der CSRD-Berichterstattung so anspruchsvoll?

Die Datenqualität bei der CSRD-Berichterstattung ist anspruchsvoll, weil die Anforderungen gleichzeitig vollständig, vergleichbar, nachvollziehbar und prüfbar sein müssen. Anders als bei freiwilligen Berichten unterliegen CSRD-Berichte einer verpflichtenden externen Prüfung, was die Anforderungen an Genauigkeit und Dokumentation erheblich erhöht.

Mehrere Faktoren erschweren die Sicherstellung hoher Datenqualität in der Praxis:

Datenlücken: Viele Unternehmen haben bisher keine systematische ESG-Datenerfassung betrieben und müssen Prozesse neu aufbauen.
Inkonsistente Quellen: ESG-Daten stammen aus unterschiedlichen Systemen und Abteilungen, die nicht immer kompatibel sind.
Schätzungen und Annahmen: Nicht alle Datenpunkte lassen sich direkt messen. Berechnungsannahmen müssen transparent dokumentiert werden.
Lieferkettendaten: Scope-3-Emissionen und soziale Standards entlang der Wertschöpfungskette erfordern Daten von Lieferanten, die schwer zu kontrollieren sind.
Zeitdruck: Die Berichtspflichten gelten für feste Berichtszeiträume, was eine rechtzeitige Datenerfassung voraussetzt.

Hinzu kommt die regulatorische Dynamik: Nach dem aktuell verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt auf EU-Ebene werden Unternehmen für die CSRD grundsätzlich nur noch dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten, nämlich mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Auch die Anwendungstermine haben sich verschoben. Unternehmen der bisherigen Welle 2 wurden durch die separate „Stop-the-clock“-Richtlinie um zwei Jahre entlastet und werden erst ab 2028 berichtspflichtig. Diese Verschiebungen geben mehr Zeit für den Aufbau belastbarer Datenstrukturen, sollten aber nicht als Grund zur Untätigkeit verstanden werden.

Wie lässt sich ein verlässliches ESG-Datenmanagementsystem aufbauen?

Ein verlässliches ESG-Datenmanagementsystem entsteht durch die Kombination aus klaren Verantwortlichkeiten, standardisierten Erfassungsformaten und einer zentralen Datenhaltung. Der Aufbau erfolgt idealerweise schrittweise und orientiert sich an den tatsächlich berichtspflichtigen Themen, die durch die Wesentlichkeitsanalyse identifiziert wurden.

Verantwortlichkeiten und Prozesse definieren

Jeder Datenpunkt braucht eine verantwortliche Person oder Abteilung. Sustainability Manager sollten gemeinsam mit Fachabteilungen wie Einkauf, HR, Facility Management und Controlling festlegen, wer welche Daten liefert, in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt. Schriftlich dokumentierte Prozesse reduzieren Fehlerquellen und erleichtern die Prüfung erheblich.

Zentrale Datenhaltung und Nachvollziehbarkeit

Ob mit einer spezialisierten ESG-Software oder einer gut strukturierten Tabellenkalkulationslösung: Alle Daten sollten an einem zentralen Ort zusammengeführt werden. Wichtig ist dabei, nicht nur die Endwerte zu speichern, sondern auch Quelldokumente, Berechnungsmethoden und Annahmen zu hinterlegen. Diese Nachvollziehbarkeit ist für die externe Prüfung unverzichtbar.

Welche Rolle spielt die doppelte Wesentlichkeitsanalyse für die Datenauswahl?

Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse entscheidet darüber, zu welchen Themen ein Unternehmen überhaupt berichten muss und damit auch, welche ESG-Daten tatsächlich erhoben werden müssen. Sie verbindet zwei Perspektiven: die Auswirkungswesentlichkeit, also welche Auswirkungen das Unternehmen auf Umwelt und Gesellschaft hat, und die finanzielle Wesentlichkeit, also welche Nachhaltigkeitsaspekte finanzielle Risiken oder Chancen darstellen.

Für das Datenmanagement hat die Wesentlichkeitsanalyse eine direkte Konsequenz: Nur als wesentlich eingestufte Themen müssen vollständig mit Daten unterlegt werden. Das schützt Unternehmen davor, Ressourcen für die Erhebung von Daten zu verschwenden, die letztlich nicht berichtspflichtig sind.

Gleichzeitig setzt eine belastbare Wesentlichkeitsbewertung selbst eine gewisse Datenbasis voraus, etwa um Auswirkungen und Risiken einschätzen zu können. Wesentlichkeitsanalyse und Datenerhebung bedingen sich also gegenseitig und sollten als iterativer Prozess verstanden werden, nicht als sequentielle Schritte.

Wie bereitet man ESG-Daten auf die externe Prüfung vor?

ESG-Daten werden auf die externe Prüfung vorbereitet, indem alle Datenpunkte vollständig dokumentiert, mit Quellenangaben versehen und auf interne Konsistenz geprüft werden. Prüfer erwarten nicht nur die Rohdaten, sondern auch Nachweise über die angewandten Methoden, Berechnungsgrundlagen und eventuelle Schätzannahmen.

Konkret sollten Unternehmen folgende Schritte durchführen, bevor die externe Prüfung beginnt:

Vollständigkeitsprüfung: Sind alle wesentlichen Datenpunkte gemäß der ESRS-Anforderungen vorhanden?
Quelldokumentation: Liegen für jeden Datenpunkt Belege wie Rechnungen, Messprotokolle oder interne Berichte vor?
Methodik dokumentieren: Sind Berechnungsformeln, Umrechnungsfaktoren und Annahmen schriftlich festgehalten?
Interne Plausibilitätsprüfung: Stimmen die Daten mit Vorjahreswerten und internen Erwartungen überein? Auffällige Abweichungen brauchen eine Erklärung.
Zugriff organisieren: Sind alle relevanten Personen und Dokumente für die Prüfer zugänglich?

Eine frühzeitige interne Vorabprüfung, idealerweise durch eine Person, die nicht an der Datenerfassung beteiligt war, hilft dabei, Lücken und Inkonsistenzen zu erkennen, bevor der externe Prüfer sie findet.

Wann sollte man externe Unterstützung für das CSRD-Datenmanagement hinzuziehen?

Externe Unterstützung für das CSRD-Datenmanagement ist dann sinnvoll, wenn intern das fachliche Know-how, die Kapazitäten oder die Erfahrung mit regulatorischen Anforderungen fehlen. Insbesondere beim erstmaligen Aufbau eines ESG-Datensystems, bei der Durchführung der Wesentlichkeitsanalyse oder bei der Vorbereitung auf die externe Prüfung kann externe Expertise erheblich Zeit und Fehler sparen.

Typische Situationen, in denen externe Unterstützung einen klaren Mehrwert bietet:

Das Unternehmen berichtet erstmals nach CSRD und verfügt über keine etablierten ESG-Prozesse.
Interne Ressourcen sind begrenzt und der Sustainability Manager trägt die Verantwortung allein.
Die Anforderungen der ESRS sind unklar oder es besteht Unsicherheit bei der Zuordnung von Datenpunkten.
Lieferkettendaten oder Scope-3-Emissionen müssen erstmals systematisch erfasst werden.
Die externe Prüfung steht bevor und die interne Dokumentation ist noch lückenhaft.

Wie Adconterra Sie bei der CSRD-Berichterstattung unterstützt

Verlässliche ESG-Daten sind das Fundament jeder gesetzeskonformen CSRD-Berichterstattung. Wir bei Adconterra begleiten Unternehmen genau dort, wo der Aufwand am größten ist: beim strukturierten Aufbau von Datenerfassungsprozessen, der Durchführung der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der prüfungssicheren Dokumentation aller relevanten Kennzahlen.

Konkret unterstützen wir Sie bei:

der Identifikation berichtspflichtiger Themen und der Auswahl der relevanten ESRS-Datenpunkte
dem Aufbau eines strukturierten ESG-Datenmanagementsystems, angepasst an Ihre internen Prozesse
der Koordination mit Fachabteilungen wie Einkauf, HR und Controlling zur Datenbeschaffung
der vollständigen Dokumentation von Methoden, Quellen und Berechnungsannahmen für die externe Prüfung
der Erstellung eines compliant und strategisch wertvollen Nachhaltigkeitsberichts nach CSRD

Für viele mittelständische Unternehmen übernehmen wir dabei die Rolle des externen Nachhaltigkeitsmanagers, flexibel, verlässlich und mit tiefem Verständnis für betriebliche Realitäten. Wenn Sie Ihre CSRD-Berichterstattung auf ein solides Datenfundament stellen möchten, sprechen Sie uns gerne an: Tel.: +49 (0)208 740 104 81 oder per E-Mail: hello@adconterra.de.