Interne Nachhaltigkeitsabteilung oder externe Beratung: Wer sollte Produktanforderungen definieren?

Wer im Unternehmen die Verantwortung für nachhaltige Produktanforderungen trägt, ist keine rein organisatorische Frage. Sie berührt Kompetenz, Kapazität und strategische Ausrichtung gleichermaßen. Gerade in einer Phase, in der regulatorische Anforderungen wie die CSRD das Nachhaltigkeitsmanagement tiefgreifend verändern, stehen viele Unternehmen vor einer konkreten Entscheidung: Soll die interne Nachhaltigkeitsabteilung diese Aufgabe übernehmen, oder braucht es externe Nachhaltigkeitsberatung?

Die Antwort hängt weniger davon ab, welche Option grundsätzlich besser ist, als davon, was ein Unternehmen zum jeweiligen Zeitpunkt leisten kann und wo die eigentlichen Wissenslücken liegen. Dieser Artikel hilft dabei, die Entscheidung strukturiert zu treffen.

Stärken und Grenzen interner Nachhaltigkeitsteams

Interne Nachhaltigkeitsteams kennen das Unternehmen von innen. Sie wissen, wie Prozesse ablaufen, welche Abteilungen welche Daten liefern können und wo kulturelle Widerstände zu erwarten sind. Dieses Kontextwissen ist bei der Definition von Produktanforderungen ein echter Vorteil, denn nachhaltige Produktentwicklung funktioniert nur, wenn sie in bestehende Abläufe integriert wird.

Gleichzeitig stoßen interne Teams regelmäßig an strukturelle Grenzen. Kapazitäten sind oft knapp, vor allem in KMU, wo Nachhaltigkeitsverantwortung häufig an Personen hängt, die parallel andere Aufgaben tragen. Dazu kommt, dass sich das regulatorische Umfeld schnell verändert: Anforderungen aus der ESPR für nachhaltiges Produktdesign, neue ESRS-Standards oder branchenspezifische ESG-Vorgaben erfordern spezialisiertes Wissen, das intern nicht immer aktuell gehalten werden kann. Wer im Tagesgeschäft steckt, verliert leicht den Überblick über externe Entwicklungen.

Was externe Beratung bei Produktanforderungen leistet

Externe Nachhaltigkeitsberatung bringt vor allem methodische Tiefe und regulatorische Aktualität mit. Berater, die täglich mit verschiedenen Unternehmen und Branchen arbeiten, entwickeln ein Gespür für Best Practices und Fallstricke, das intern schwer aufzubauen ist.

Bei der Definition nachhaltiger Produktanforderungen bedeutet das konkret: Ein externes Team kann eine fundierte Wesentlichkeitsanalyse durchführen, relevante ESG-Kriterien für das jeweilige Produktsegment identifizieren und sicherstellen, dass die Anforderungen mit geltenden Berichtsstandards kompatibel sind. Externe Berater können außerdem als neutrale Instanz auftreten, was intern oft schwierig ist, wenn Abteilungsinteressen kollidieren. Gerade bei der Abstimmung zwischen Produktentwicklung, Einkauf und Nachhaltigkeitsmanagement braucht es manchmal jemanden, der keine internen Loyalitäten hat.

Entscheidungsfaktoren: Wann welche Option sinnvoll ist

Die Entscheidung zwischen intern und extern ist keine Entweder-oder-Frage, aber es gibt klare Situationen, in denen eine Option sinnvoller ist als die andere.

Externe Unterstützung macht besonders dann Sinn, wenn ein Unternehmen zum ersten Mal systematisch Produktanforderungen unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten definiert, wenn neue regulatorische Pflichten greifen oder wenn intern die Zeit fehlt, um ein Thema mit der nötigen Tiefe zu bearbeiten. Interne Teams hingegen sind im Vorteil, wenn es darum geht, Anforderungen operativ umzusetzen, Lieferanten zu koordinieren oder Fortschritte im laufenden Betrieb zu verfolgen.

Ein weiterer Faktor ist die CSRD-Berichtspflicht. Nach dem aktuell verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt werden Unternehmen grundsätzlich nur dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten: mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Zudem wurden die Anwendungstermine verschoben: Unternehmen, die ursprünglich 2026 erstmals hätten berichten müssen, sind nun erst ab 2028 berichtspflichtig. Für viele KMU bedeutet das etwas mehr Vorlaufzeit, aber keine Entwarnung, denn Produktanforderungen, die auf ESG-Kriterien basieren, kommen oft schon früher über die Lieferkette an.

Das Hybridmodell: Interne und externe Expertise kombinieren

In der Praxis arbeiten die leistungsfähigsten Nachhaltigkeitssetups weder rein intern noch rein extern. Das Hybridmodell verbindet das Kontextwissen interner Teams mit der methodischen und regulatorischen Expertise externer Berater.

Dabei übernimmt die interne Nachhaltigkeitsabteilung typischerweise die Koordination, die Kommunikation mit Fachabteilungen und die operative Umsetzung. Externe Beratung kommt dort zum Einsatz, wo Spezialwissen gefragt ist: bei der Entwicklung von Bewertungsrahmen für Produkte, bei der Auslegung von ESRS-Anforderungen oder bei der Vorbereitung auf CSRD-Readiness. Dieses Modell ist besonders für mittelständische Unternehmen geeignet, die weder eine vollständig besetzte Nachhaltigkeitsabteilung aufbauen wollen noch alle Aufgaben dauerhaft auslagern können.

Häufige Fehler bei der Zuständigkeitsverteilung vermeiden

Einer der häufigsten Fehler ist, dass Produktanforderungen im Nachhaltigkeitsmanagement isoliert definiert werden, ohne Einbindung der Fachabteilungen, die sie umsetzen müssen. Das führt zu Anforderungen, die auf dem Papier stimmig sind, in der Praxis aber nicht funktionieren. Nachhaltige Produktentwicklung ist immer auch ein Abstimmungsprozess.

Ein zweiter Fehler liegt in unklaren Verantwortlichkeiten zwischen internem Team und externer Beratung. Wenn beide Seiten davon ausgehen, dass die andere die Entscheidung trifft, entstehen Lücken. Klare Rollenverteilung, dokumentierte Übergabepunkte und regelmäßige Abstimmung sind keine bürokratischen Extras, sondern Voraussetzung für gute Ergebnisse.

Schließlich unterschätzen viele Unternehmen den Zeitaufwand für die Datenbeschaffung. Produktanforderungen nach ESG-Kriterien lassen sich nur dann sinnvoll definieren, wenn belastbare Daten zu Materialien, Lieferketten und Produktlebenszyklen vorliegen. Wer diesen Schritt überspringt, arbeitet mit Annahmen statt mit Fakten.

Wie wir bei der Definition nachhaltiger Produktanforderungen unterstützen

Wir bei Adconterra begleiten Unternehmen genau an der Schnittstelle, wo strategische Anforderungen auf operative Realität treffen. Als externe Nachhaltigkeitsberatung übernehmen wir für viele KMU die Rolle des externen Nachhaltigkeitsmanagers und bringen dabei gezielt das Wissen ein, das intern nicht immer vorgehalten werden kann.

Konkret unterstützen wir bei:

der Analyse relevanter ESG-Kriterien für Produktgruppen und Produktsegmente
der Übersetzung regulatorischer Anforderungen (ESRS, ESPR, CSRD) in umsetzbare Produktvorgaben
der Koordination zwischen Nachhaltigkeitsmanagement und Fachabteilungen wie Einkauf, Produktentwicklung und Qualitätssicherung
der Vorbereitung auf Berichtspflichten, einschließlich der Dokumentation produktbezogener Nachhaltigkeitsdaten

Wer wissen möchte, wie eine solche Zusammenarbeit konkret aussehen kann, ist eingeladen, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Wir besprechen gerne, welche Unterstützung für den jeweiligen Unternehmenskontext sinnvoll ist.