Welche Rolle spielt der digitale Produktpass für Beschaffungsanforderungen?

Der digitale Produktpass (DPP) verändert, wie Unternehmen Informationen über Produkte entlang der Lieferkette erfassen, teilen und nutzen. Was zunächst wie ein regulatorisches Thema für Produkthersteller wirkt, hat unmittelbare Konsequenzen für Einkauf und Beschaffung: Wer Produkte bezieht, muss künftig wissen, was in ihnen steckt, wie sie hergestellt wurden und welche ökologischen Auswirkungen sie haben. Für Nachhaltigkeitsverantwortliche in Unternehmen ist der DPP damit kein abstraktes Konzept, sondern ein konkretes Werkzeug, das Beschaffungsanforderungen grundlegend neu definiert.

Die Verbindung von Transparenzpflichten, ESG-Anforderungen und Lieferkettenverantwortung macht den digitalen Produktpass zu einem Thema, das weit über den Einkauf hinausgeht. Es berührt Nachhaltigkeitsberichterstattung, Lieferantenmanagement und die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Wer frühzeitig versteht, wie der DPP in bestehende Prozesse integriert werden kann, verschafft sich einen klaren Vorteil gegenüber Mitbewerbern, die erst auf den letzten Metern reagieren.

Neue Pflichten entlang der Lieferkette

Mit der EU-Ökodesign-Verordnung (ESPR) entsteht schrittweise eine rechtliche Grundlage, die für immer mehr Produktkategorien einen digitalen Produktpass vorschreibt. Batterien machen den Anfang, Textilien und Elektronik folgen. Für Unternehmen, die diese Produkte beziehen, bedeutet das: Lieferanten müssen künftig strukturierte, maschinenlesbare Daten zu Materialherkunft, Umwelteigenschaften und Recyclingfähigkeit bereitstellen.

Diese Anforderung verlagert Verantwortung in die Lieferkette. Beschaffungsverantwortliche können sich nicht mehr allein auf Selbstauskünfte oder PDF-Datenblätter verlassen. Gefordert sind standardisierte Informationen, die direkt in digitale Systeme eingespeist werden können. Wer als Abnehmer auf DPP-konforme Lieferanten angewiesen ist, muss Auswahlkriterien und Vertragsbedingungen entsprechend anpassen. Die ESPR und nachhaltiges Produktdesign spielen dabei eine zentrale Rolle, weil sie den Rahmen vorgeben, innerhalb dessen der DPP technisch und inhaltlich funktioniert.

Welche Daten der digitale Produktpass für die Beschaffung liefert

Der DPP ist kein einfaches Zertifikat, sondern ein strukturiertes Datenobjekt, das produktbezogene Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg verfügbar macht. Für die Beschaffung besonders relevant sind Angaben zu eingesetzten Materialien und deren Herkunft, zu Treibhausgasemissionen in der Herstellungsphase sowie zu Reparierbarkeit und Recyclingquoten.

Diese Daten erlauben es Einkäufern, Produkte nicht mehr nur nach Preis und technischen Spezifikationen zu vergleichen, sondern auch nach ihrer ökologischen Qualität. Das verändert die Grundlage von Lieferantenentscheidungen. Gleichzeitig liefert der DPP Informationen, die direkt in die CO2-Bilanz des eigenen Unternehmens einfließen können, etwa Scope-3-Emissionen aus eingekauften Gütern und Dienstleistungen.

Integration des DPP in bestehende Beschaffungsprozesse

Die praktische Einbindung des digitalen Produktpasses in Einkaufsprozesse erfordert mehr als eine technische Schnittstelle. Es geht darum, welche Informationen aus dem DPP wann und von wem ausgewertet werden, wie sie in Lieferantenbewertungen einfließen und wie sie für interne Berichtspflichten aufbereitet werden.

Lieferantenbewertung neu denken

Traditionelle Lieferantenbewertungen berücksichtigen Qualität, Preis und Liefertreue. Der DPP ergänzt dieses Bild um eine ESG-Dimension, die auf verifizierbaren Produktdaten basiert. Unternehmen, die Nachhaltigkeitskriterien systematisch in ihre Beschaffungspolitik integrieren wollen, können DPP-Daten als objektive Grundlage nutzen, anstatt auf Eigenangaben der Lieferanten angewiesen zu sein.

Systemseitige Anforderungen

Damit DPP-Daten ihren Nutzen entfalten, müssen sie in ERP-Systeme oder Nachhaltigkeitsmanagementsysteme überführt werden. Das setzt voraus, dass die internen Systeme DPP-kompatible Datenformate verarbeiten können. Für viele Unternehmen ist das ein technischer Entwicklungsschritt, der frühzeitig geplant werden sollte, um nicht unter Zeitdruck zu geraten, wenn die Pflichten in Kraft treten.

Herausforderungen bei der Umsetzung im Mittelstand

Mittelständische Unternehmen stehen vor einer spezifischen Ausgangslage: Sie sind oft sowohl Abnehmer als auch Lieferant in mehrstufigen Lieferketten. Das bedeutet, sie müssen DPP-Daten nicht nur empfangen und auswerten, sondern unter Umständen auch selbst bereitstellen, wenn Kunden entsprechende Anforderungen stellen.

Hinzu kommt, dass Ressourcen für die Implementierung begrenzt sind. Weder ein eigenes IT-Team noch dedizierte Nachhaltigkeitsabteilungen sind im Mittelstand selbstverständlich. Die Herausforderung liegt darin, den DPP nicht als isoliertes Compliance-Thema zu behandeln, sondern als Teil einer integrierten Nachhaltigkeitsstrategie, die vorhandene Strukturen nutzt und schrittweise erweitert. Eine durchdachte Nachhaltigkeitsstrategie kann dabei helfen, den DPP von Anfang an sinnvoll einzubetten, anstatt ihn nachträglich anzudocken.

Synergien mit der CSRD-Berichterstattung nutzen

Der digitale Produktpass und die CSRD-Berichterstattung verfolgen unterschiedliche Ziele, teilen aber eine gemeinsame Datenbasis: Informationen über ökologische und soziale Auswirkungen entlang der Wertschöpfungskette. Unternehmen, die DPP-Daten systematisch erfassen, legen damit gleichzeitig Grundlagen für die Berichterstattung nach den European Sustainability Reporting Standards (ESRS).

Nach dem Omnibus-Rechtsakt auf EU-Ebene gilt für die CSRD-Berichtspflicht: Unternehmen werden grundsätzlich nur dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten, nämlich mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Die Anwendungstermine wurden zudem durch die „Stop-the-clock“-Richtlinie verschoben, sodass Unternehmen der bisherigen Welle 2 erst ab 2028 berichtspflichtig werden. Dennoch lohnt es sich, die Datenerfassung nicht aufzuschieben, weil DPP-Anforderungen unabhängig von der CSRD-Pflicht greifen und Lieferkettenanforderungen von Kunden und Geschäftspartnern bereits heute zunehmen.

Wer beide Anforderungen gemeinsam denkt, spart Aufwand bei der Datenbeschaffung und schafft eine konsistente Grundlage für interne und externe Berichterstattung. Das ist kein theoretischer Vorteil, sondern eine praktische Notwendigkeit für Unternehmen, die mit begrenzten Kapazitäten möglichst effizient arbeiten wollen. Mehr zu den Anforderungen und zur Vorbereitung bietet unser Überblick zur CSRD-Readiness für den Mittelstand.

Wie wir bei der Umsetzung des digitalen Produktpasses unterstützen

Wir bei Adconterra begleiten Unternehmen dabei, den digitalen Produktpass nicht isoliert zu betrachten, sondern als integralen Bestandteil ihrer ESG-Strategie zu verankern. Dabei arbeiten wir konkret an den Punkten, die in der Praxis den größten Unterschied machen:

Analyse, welche Produktkategorien im Einkauf von DPP-Pflichten betroffen sind und ab wann
Überprüfung und Anpassung bestehender Lieferantenbewertungssysteme um ESG-Kriterien auf Basis von DPP-Daten
Verknüpfung von DPP-relevanten Informationen mit der CO2-Bilanzierung und der CSRD-Berichterstattung
Entwicklung einer schrittweisen Umsetzungsroadmap, die auf die vorhandenen Ressourcen und Systeme des Unternehmens abgestimmt ist

Als externer Nachhaltigkeitsmanager für den Mittelstand bringen wir das fachliche Know-how mit, das interne Teams entlastet und gleichzeitig sicherstellt, dass Anforderungen gesetzeskonform und effizient umgesetzt werden. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Unternehmen beim Thema digitaler Produktpass und Beschaffungsanforderungen aktuell steht, sprechen Sie uns gerne direkt an.