Wie kommuniziert man CSRD Berichterstattung intern an alle Abteilungen?

Die interne Kommunikation der CSRD-Berichterstattung gelingt am besten, wenn Nachhaltigkeitsverantwortliche frühzeitig klare Zuständigkeiten definieren, einfache Sprache verwenden und regelmäßige Abstimmungsformate etablieren. Wer alle relevanten Abteilungen von Anfang an einbindet und transparent über Anforderungen sowie Zeitpläne informiert, legt den Grundstein für einen reibungslosen Berichtsprozess. Die folgenden Fragen beleuchten die wichtigsten Aspekte dieser abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.

Welche Abteilungen müssen in die CSRD-Berichterstattung eingebunden werden?

In die CSRD-Berichterstattung müssen alle Abteilungen eingebunden werden, die relevante ESG-Daten erzeugen oder verantworten. Dazu gehören typischerweise Finanzen, HR, Einkauf, Produktion, Logistik, Recht und die Unternehmensleitung. Je nach Branche und Geschäftsmodell kommen weitere Bereiche wie Facility Management oder Vertrieb hinzu.

Die Finanzabteilung liefert wirtschaftliche Kennzahlen und ist oft für die Integration des Nachhaltigkeitsberichts in den Lagebericht verantwortlich. HR steuert Daten zu Mitarbeitenden, Diversität, Arbeitssicherheit und Weiterbildung bei. Der Einkauf trägt Informationen zur Lieferkette und zu Lieferantenstandards bei, was für die Berichterstattung entlang der Wertschöpfungskette besonders wichtig ist.

Produktion und Logistik liefern Verbrauchsdaten für Energie, Wasser und Rohstoffe sowie Emissionswerte. Die Rechtsabteilung unterstützt bei Compliance-Fragen und der korrekten Einschätzung gesetzlicher Pflichten. Ohne die aktive Beteiligung all dieser Bereiche entstehen Datenlücken, die den gesamten Berichtsprozess verzögern können.

Wie erklärt man CSRD-Anforderungen verständlich ohne Fachjargon?

CSRD-Anforderungen lassen sich ohne Fachjargon am besten erklären, indem man konkrete Alltagsbeispiele aus dem jeweiligen Arbeitsbereich der Abteilung verwendet. Anstatt von „ESRS-Datenpunkten“ zu sprechen, fragt man einfach: „Wie viel Strom haben wir letztes Jahr verbraucht?“ oder „Wie viele Mitarbeitende haben an Weiterbildungen teilgenommen?“

Ein bewährter Ansatz ist es, für jede Abteilung ein kurzes, maßgeschneidertes Briefing zu erstellen, das nur die für sie relevanten Themen enthält. Statt die gesamte Richtlinie zu erläutern, zeigt man jedem Bereich genau, welche Informationen konkret gebraucht werden und warum diese wichtig sind.

Visualisierungen helfen ebenfalls: Eine einfache Übersicht, die zeigt, welche Datenpunkte aus welchem Bereich fließen und wie sie im fertigen Bericht verwendet werden, macht abstrakte Anforderungen greifbar. Wer den Zusammenhang zwischen der eigenen Arbeit und dem Gesamtergebnis versteht, arbeitet deutlich motivierter mit.

Welche Kommunikationsformate eignen sich für die interne CSRD-Abstimmung?

Für die interne CSRD-Abstimmung eignen sich vor allem regelmäßige Kurztermine mit den zuständigen Ansprechpersonen je Abteilung, ergänzt durch eine zentrale digitale Plattform zur Datenzusammenführung. Die Kombination aus persönlichem Austausch und strukturierter Dokumentation verhindert Missverständnisse und sorgt für Nachvollziehbarkeit.

Folgende Formate haben sich in der Praxis bewährt:

Kick-off-Workshop: Ein gemeinsamer Starttermin mit allen Abteilungen schafft ein einheitliches Verständnis der Anforderungen und des Zeitplans.
Monatliche oder quartalsweise Check-ins: Kurze Statusgespräche mit den Abteilungsverantwortlichen halten den Prozess am Laufen und decken frühzeitig Probleme auf.
Schriftliche Leitfäden je Abteilung: Kompakte Anleitungen, die erklären, welche Daten benötigt werden, in welchem Format und bis wann.
Zentrales Daten-Dashboard oder geteilte Tabellen: Eine gemeinsame digitale Ablage, in die alle Beteiligten ihre Daten eintragen, schafft Transparenz über den aktuellen Erfassungsstand.
Informations-Mails mit konkreten Aufgaben: Klare E-Mails mit definierten Aufgaben und Deadlines vermeiden Unklarheiten.

Wichtig ist, die Kommunikation nicht auf ein einziges Format zu beschränken. Manche Kolleginnen und Kollegen reagieren besser auf persönliche Gespräche, andere auf schriftliche Zusammenfassungen. Ein Mix aus beiden Ansätzen erhöht die Beteiligung spürbar.

Wer trägt die Verantwortung für einzelne CSRD-Datenpunkte im Unternehmen?

Die Verantwortung für einzelne CSRD-Datenpunkte liegt bei der Abteilung, die den jeweiligen Sachverhalt operativ verantwortet. Die Nachhaltigkeitsverantwortlichen koordinieren den Gesamtprozess, sind aber nicht für die Datenerhebung in jedem Fachbereich zuständig. Klare Zuständigkeiten, schriftlich festgehalten, sind der entscheidende Erfolgsfaktor.

In der Praxis empfiehlt sich eine sogenannte Verantwortungsmatrix: Eine Übersicht, die jeden relevanten Datenpunkt einem konkreten Ansprechpartner in einer Abteilung zuordnet. Diese Matrix sollte neben dem Namen auch eine Vertretungsregelung enthalten, damit der Prozess nicht ins Stocken gerät, wenn jemand krank oder im Urlaub ist.

Typische Zuordnungen sehen so aus: Energieverbrauchsdaten liegen bei der Haustechnik oder dem Facility Management, Personalzahlen bei HR, Lieferanteninformationen beim Einkauf und finanzielle Nachhaltigkeitskennzahlen bei der Buchhaltung. Diese Zuordnung sollte einmalig klar kommuniziert und schriftlich dokumentiert werden, damit alle Beteiligten Verbindlichkeit spüren.

Wie schafft man abteilungsübergreifend Akzeptanz für CSRD-Prozesse?

Akzeptanz für CSRD-Prozesse entsteht, wenn Abteilungen den konkreten Nutzen für ihre eigene Arbeit verstehen und nicht das Gefühl haben, zusätzliche Bürokratie aufgebürdet zu bekommen. Frühzeitige Einbindung, transparente Kommunikation und die Unterstützung durch die Unternehmensleitung sind die drei wichtigsten Hebel.

Die Unternehmensleitung spielt eine entscheidende Rolle: Wenn das Management die CSRD-Berichterstattung aktiv unterstützt und als strategisch wichtig kommuniziert, steigt die Bereitschaft der Abteilungen erheblich. Ein klares Signal von oben zeigt, dass das Thema ernst genommen wird und nicht als optionaler Zusatzaufwand zu verstehen ist.

Darüber hinaus hilft es, Erfolge sichtbar zu machen. Wenn Abteilungen sehen, dass ihre Daten tatsächlich im fertigen Bericht auftauchen und zur Außenwirkung des Unternehmens beitragen, wächst das Engagement für zukünftige Berichtszyklen. Wer Mitarbeitende als aktive Mitgestalter begreift und nicht nur als Datenlieferanten, baut langfristig eine tragfähige Berichtskultur auf.

Was passiert, wenn Abteilungen CSRD-Daten nicht rechtzeitig liefern?

Wenn Abteilungen CSRD-Daten nicht rechtzeitig liefern, verzögert sich der gesamte Berichtsprozess, was im schlimmsten Fall zu einer nicht fristgerechten Veröffentlichung des Nachhaltigkeitsberichts führen kann. Bei berichtspflichtigen Unternehmen kann dies rechtliche Konsequenzen haben. Klare Deadlines und ein frühzeitiges Eskalationsmanagement sind deshalb unverzichtbar.

Wichtig zu wissen: Nach dem aktuell verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt auf EU-Ebene sind Unternehmen grundsätzlich nur dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten: mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Zudem wurden die Anwendungstermine verschoben: Unternehmen der bisherigen Welle 2 müssen erst ab 2028 erstmals berichten. Dennoch sollten auch diese Unternehmen den internen Prozess nicht auf die lange Bank schieben, denn der Aufbau funktionierender Datenstrukturen braucht Zeit.

Präventiv helfen folgende Maßnahmen:

Mehrstufige Deadlines: Interne Abgabetermine, die deutlich vor dem tatsächlichen Berichtsschluss liegen, schaffen Puffer für Nachfragen und Korrekturen.
Frühzeitige Erinnerungen: Automatisierte oder manuelle Erinnerungen zwei bis drei Wochen vor der Deadline verhindern, dass Aufgaben in Vergessenheit geraten.
Eskalationspfad definieren: Es sollte im Voraus klar sein, wer angesprochen wird, wenn eine Abteilung nicht liefert, zum Beispiel die direkte Führungskraft oder die Geschäftsleitung.
Dokumentation von Lücken: Fehlende Daten müssen transparent dokumentiert werden, damit der Bericht trotzdem vollständig und nachvollziehbar bleibt.

Wie Adconterra Sie bei der internen CSRD-Kommunikation unterstützt

Die interne Koordination der CSRD-Berichterstattung ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben für Nachhaltigkeitsverantwortliche, denn sie verbindet fachliches Know-how mit Kommunikations- und Organisationsgeschick. Genau hier setzen wir an.

Als externe Nachhaltigkeitsberater übernehmen wir für Ihr Unternehmen die strukturierte Projektbegleitung entlang des gesamten Berichtsprozesses. Konkret unterstützen wir Sie dabei:

Verantwortungsmatrizen und abteilungsspezifische Briefings zu entwickeln, damit jeder Bereich genau weiß, was er beitragen muss
Kick-off-Workshops und Abstimmungsformate zu konzipieren und zu moderieren
Datenpunkte nach ESRS zu strukturieren und die Datenerfassung praxisnah zu begleiten
Fehlende oder lückenhafte Daten frühzeitig zu identifizieren und Lösungswege aufzuzeigen
Einen gesetzeskonformen Nachhaltigkeitsbericht professionell erstellen zu lassen, der nicht nur compliant, sondern auch strategisch wertvoll ist

Ob Sie gerade mit der CSRD-Berichterstattung starten oder einen laufenden Prozess professionalisieren möchten: Wir begleiten Sie mit klarer Struktur, fundierter Methodik und einem tiefen Verständnis für betriebliche Abläufe. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf – telefonisch unter Tel.: +49 (0)208 740 104 81 oder per E-Mail an hello@adconterra.de – und erfahren Sie, wie wir gemeinsam Ihren Berichtsprozess auf ein solides Fundament stellen.