Was ist der Unterschied zwischen freiwilliger und verpflichtender CSRD Berichterstattung?

Der entscheidende Unterschied liegt in der gesetzlichen Pflicht: Verpflichtende CSRD-Berichterstattung gilt für Unternehmen, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten und daher gesetzlich zur Nachhaltigkeitsberichterstattung nach den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) verpflichtet sind. Freiwillige CSRD-Berichterstattung richtet sich an Unternehmen, die diese Schwellen nicht erreichen, sich aber dennoch an denselben Standards orientieren möchten. Die folgenden Abschnitte klären die wichtigsten Fragen rund um beide Ansätze.

Welche Unternehmen sind zur CSRD-Berichterstattung verpflichtet?

Nach dem aktuell verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt auf EU-Ebene sind Unternehmen zur CSRD-Berichterstattung verpflichtet, wenn sie beide Schwellenwerte gleichzeitig überschreiten: mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Millionen Euro Nettoumsatz pro Jahr. Für Mutterunternehmen großer Konzerne gilt derselbe Maßstab auf konsolidierter Basis.

Diese Neuregelung durch den Omnibus-Rechtsakt hat die ursprünglichen Berichtspflichten erheblich eingeschränkt. Unternehmen, die bisher der sogenannten Welle 2 zugeordnet wurden und eigentlich ab 2026 berichtspflichtig gewesen wären, profitieren von einer zusätzlichen Verschiebung durch die separate „Stop-the-clock“-Richtlinie. Ihre Berichtspflicht beginnt nun erst ab dem Geschäftsjahr 2028.

Für Unternehmen, die beide Schwellenwerte erfüllen, ist die Berichterstattung nach CSRD keine optionale Maßnahme, sondern eine gesetzliche Anforderung mit konkreten Konsequenzen bei Nichterfüllung. Wer unsicher ist, ob sein Unternehmen unter die Pflicht fällt, sollte die aktuellen Grenzwerte sorgfältig prüfen, da sich die regulatorischen Rahmenbedingungen in den letzten Jahren mehrfach verändert haben.

Was bedeutet freiwillige CSRD-Berichterstattung für KMU?

Freiwillige CSRD-Berichterstattung bedeutet für kleine und mittelständische Unternehmen, dass sie sich ohne gesetzliche Verpflichtung an den Strukturen und Standards der CSRD orientieren, um ihre Nachhaltigkeitsleistung transparent darzustellen. Für KMU, die die Schwellenwerte nicht erreichen, gibt es dafür speziell entwickelte Standards, insbesondere den VSME-Standard (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs).

Der VSME-Standard ist schlanker und praxisnäher als die vollständigen ESRS-Anforderungen, folgt aber derselben Grundlogik. KMU können damit einen strukturierten Nachhaltigkeitsbericht für KMU erstellen, der von Geschäftspartnern, Banken und Investoren anerkannt wird, ohne den vollen regulatorischen Aufwand eines berichtspflichtigen Großunternehmens zu tragen.

Besonders relevant wird freiwillige Berichterstattung für KMU, die in den Lieferketten berichtspflichtiger Unternehmen tätig sind. Diese werden häufig aufgefordert, ESG-Daten bereitzustellen, um die Berichtspflichten ihrer Auftraggeber zu erfüllen. Ein eigener Bericht, auch wenn er freiwillig ist, erleichtert diese Zusammenarbeit erheblich.

Welche inhaltlichen Unterschiede bestehen zwischen beiden Berichtsformen?

Der wesentliche inhaltliche Unterschied liegt im Umfang und in der Tiefe der geforderten Angaben. Verpflichtende CSRD-Berichte müssen alle relevanten ESRS-Standards abdecken, eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchführen und extern geprüft werden. Freiwillige Berichte nach VSME sind deutlich kompakter und verzichten auf viele der detaillierten Offenlegungspflichten.

Konkret umfasst ein verpflichtender CSRD-Bericht unter anderem:

Eine vollständige doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS 1
Detaillierte Angaben zu Umwelt, Sozialem und Unternehmensführung entlang aller relevanter ESRS-Themen
Angaben zur gesamten Wertschöpfungskette, einschließlich Lieferanten und Kunden
Eine externe Prüfung durch einen zugelassenen Wirtschaftsprüfer oder Prüfer für Nachhaltigkeitsberichte
Maschinenlesbare Auszeichnung im XBRL-Format im Lagebericht

Ein freiwilliger Bericht nach VSME hingegen konzentriert sich auf die wesentlichsten ESG-Kennzahlen und bietet zwei Module: ein Basismodul für grundlegende Angaben und ein erweitertes Modul für spezifischere Themen. Eine externe Prüfpflicht besteht bei freiwilliger Berichterstattung grundsätzlich nicht, kann aber optional hinzugezogen werden, um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen.

Wann lohnt sich freiwillige Berichterstattung trotz fehlender Pflicht?

Freiwillige CSRD-Berichterstattung lohnt sich für KMU immer dann, wenn Geschäftsbeziehungen, Finanzierungen oder Marktpositionierung von der Transparenz über ESG-Themen abhängen. Wer als Zulieferer von berichtspflichtigen Unternehmen tätig ist, wer Bankkredite oder Fördermittel mit Nachhaltigkeitsbezug anstrebt oder wer sich als nachhaltiges Unternehmen positionieren möchte, profitiert von einem strukturierten Bericht.

Weitere konkrete Situationen, in denen sich freiwillige Berichterstattung auszahlt:

Lieferantenanforderungen: Großunternehmen verlangen zunehmend ESG-Informationen von ihren Zulieferern, um eigene Berichtspflichten zu erfüllen.
Bankfinanzierung und ESG-Ratings: Viele Kreditinstitute berücksichtigen Nachhaltigkeitsdaten bei der Kreditvergabe und Zinssatzgestaltung.
Fachkräftegewinnung: Ein dokumentiertes Nachhaltigkeitsengagement stärkt die Arbeitgebermarke, besonders bei jüngeren Bewerbenden.
Strategische Vorbereitung: Unternehmen, die in den nächsten Jahren wachsen und möglicherweise berichtspflichtig werden, bauen frühzeitig Strukturen und Datenprozesse auf.
Wettbewerbsvorteile: In bestimmten Branchen und bei öffentlichen Ausschreibungen wird Nachhaltigkeitstransparenz bereits als Auswahlkriterium genutzt.

Wie unterscheiden sich Aufwand und Kosten der beiden Ansätze?

Der Aufwand für verpflichtende CSRD-Berichterstattung ist erheblich höher als für freiwillige Berichte. Berichtspflichtige Unternehmen müssen interne Prozesse, Datenmanagementsysteme und Governance-Strukturen aufbauen, die eine kontinuierliche Erhebung aller relevanten ESG-Kennzahlen sicherstellen. Hinzu kommen die Kosten für externe Prüfung und die rechtskonforme Einbettung in den Lagebericht.

Freiwillige Berichte nach VSME lassen sich mit deutlich geringerem Ressourceneinsatz erstellen. Der Zeitaufwand für ein erstes freiwilliges Reporting liegt je nach Unternehmensgröße und vorhandener Datenbasis typischerweise bei einigen Wochen, während ein vollständiger CSRD-Bericht für ein berichtspflichtiges Unternehmen mehrere Monate Vorbereitung erfordert.

Trotzdem sollten KMU den Aufwand für freiwillige Berichterstattung nicht unterschätzen. Auch hier sind eine strukturierte Datenbasis, klare Verantwortlichkeiten und ein konsistentes Vorgehen notwendig. Der Unterschied liegt weniger im Grundprinzip als in der Tiefe und im Prüfungsaufwand. Wer frühzeitig mit einer schlanken freiwilligen Berichterstattung beginnt, reduziert den späteren Aufwand erheblich, falls eine Berichtspflicht eintritt.

Was passiert, wenn berichtspflichtige Unternehmen die CSRD ignorieren?

Berichtspflichtige Unternehmen, die ihrer CSRD-Berichterstattungspflicht nicht nachkommen, riskieren rechtliche Konsequenzen, die je nach nationalem Umsetzungsrecht variieren. In Deutschland kann die Nichterfüllung von Berichtspflichten als Ordnungswidrigkeit oder in schwerwiegenden Fällen als Straftat eingestuft werden, mit entsprechenden Bußgeldern und Reputationsschäden.

Darüber hinaus entstehen praktische Nachteile in mehreren Bereichen:

Kapitalmarktzugang: Investoren und Kreditgeber verlassen sich zunehmend auf ESG-Daten für ihre Entscheidungen. Fehlende Berichte schränken die Finanzierungsmöglichkeiten ein.
Geschäftsbeziehungen: Kunden und Geschäftspartner, die selbst berichtspflichtig sind, können auf Lieferanten angewiesen sein, die ESG-Daten liefern. Wer das verweigert, riskiert den Verlust von Aufträgen.
Prüfungsrisiken: Wirtschaftsprüfer müssen Nachhaltigkeitsangaben im Lagebericht prüfen. Fehlen diese, kann das Testat verweigert oder eingeschränkt werden.
Reputationsverlust: Öffentlich bekannte Verstöße gegen Berichtspflichten schädigen das Unternehmensimage gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und der Öffentlichkeit.

Kurz gesagt: Die Berichtspflicht zu ignorieren ist keine risikoarme Option. Je früher berichtspflichtige Unternehmen mit der Vorbereitung beginnen, desto besser lassen sich Aufwand und Risiken steuern.

Wie Adconterra Sie bei der CSRD-Berichterstattung unterstützt

Ob verpflichtend oder freiwillig: Eine strukturierte und gesetzeskonforme CSRD-Berichterstattung erfordert Fachwissen, klare Prozesse und eine verlässliche Datenbasis. Genau hier setzen wir an. Als spezialisierte Nachhaltigkeitsberatung begleiten wir Unternehmen von der ersten Standortbestimmung bis zum fertigen Bericht.

Unsere Unterstützung umfasst konkret:

Prüfung, ob Ihr Unternehmen unter die Berichtspflicht fällt oder ob ein freiwilliger Ansatz nach VSME sinnvoller ist
Durchführung der doppelten Wesentlichkeitsanalyse als Grundlage für beide Berichtsformen
Aufbau eines strukturierten ESG-Datenmanagements für eine kontinuierliche Erfassung relevanter Kennzahlen
Erstellung des vollständigen Nachhaltigkeitsberichts nach CSRD oder VSME, gesetzeskonform und praxisnah
Koordination mit Fachabteilungen und Übernahme der Rolle des externen Nachhaltigkeitsmanagers für KMU
Begleitung bei der Vorbereitung auf externe Prüfung und die rechtskonforme Einbettung in den Lagebericht

Sie möchten wissen, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der richtige ist? Sprechen Sie uns an – wir sind telefonisch unter +49 (0)208 740 104 81 sowie per E-Mail unter hello@adconterra.de erreichbar und klären gemeinsam mit Ihnen, welche Form der CSRD-Berichterstattung zu Ihrer Situation passt.