Wie baut man ein internes Team für die CSRD Berichterstattung auf?

Ein funktionsfähiges internes Team für die CSRD-Berichterstattung braucht mindestens eine koordinierende Rolle im Nachhaltigkeitsbereich, klare Verantwortlichkeiten in den relevanten Fachabteilungen sowie einen direkten Draht zur Geschäftsführung. Die genaue Teamgröße hängt von der Unternehmensgröße, der vorhandenen Expertise und dem Umfang der Berichtspflichten ab. Die folgenden Fragen helfen dabei, die richtige Struktur für Ihr Unternehmen zu finden.

Welche Rollen und Verantwortlichkeiten braucht ein CSRD-Team?

Ein CSRD-Team benötigt mindestens drei Kernrollen: eine projektverantwortliche Person, die den gesamten Berichtsprozess koordiniert, fachliche Ansprechpartner aus den relevanten Abteilungen sowie eine Anbindung an die Geschäftsführungsebene für strategische Entscheidungen. Ohne diese Grundstruktur fehlt dem Prozess sowohl operative Steuerung als auch strategische Richtung.

Die projektverantwortliche Person, oft ein Nachhaltigkeitsmanager oder eine Nachhaltigkeitsmanagerin, übernimmt die Gesamtkoordination: Sie plant den Berichtszeitplan, steuert die Datenbeschaffung, kommuniziert mit externen Prüfern und stellt sicher, dass die Anforderungen der European Sustainability Reporting Standards (ESRS) eingehalten werden. Diese Rolle erfordert sowohl fachliches Know-how als auch ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten.

Ergänzend dazu braucht es abteilungsinterne Verantwortliche, sogenannte Daten-Owner, die für die Erhebung und Qualitätssicherung der ESG-Kennzahlen in ihrem jeweiligen Bereich zuständig sind. Schließlich sollte die Geschäftsführung nicht nur formell eingebunden sein, sondern aktiv Verantwortung für die Nachhaltigkeitsstrategie übernehmen, da die CSRD auch Angaben zu Governance-Strukturen verlangt.

Wie viele Personen werden für die CSRD-Berichterstattung benötigt?

Für die CSRD-Berichterstattung gibt es keine feste Personenzahl, aber in der Praxis zeigt sich: Kleinere Unternehmen kommen mit einer zentralen Koordinationsperson und vier bis sechs abteilungsseitigen Ansprechpartnern aus, während größere Unternehmen ein dediziertes Nachhaltigkeitsteam mit mehreren Vollzeitstellen aufbauen. Entscheidend ist nicht die Kopfzahl, sondern die Klarheit der Verantwortlichkeiten.

Nach dem aktuell verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt werden Unternehmen für die CSRD grundsätzlich nur noch dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten: mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Unternehmen, die diese Schwellen erreichen, verfügen in der Regel bereits über eine gewisse personelle Infrastruktur, auf der ein CSRD-Team aufgebaut werden kann.

Wichtig ist auch der zeitliche Aspekt: Die sogenannte Welle 2 der Berichtspflichten wurde durch die „Stop-the-clock“-Richtlinie um zwei Jahre verschoben. Betroffene Unternehmen werden erst ab 2028 berichtspflichtig. Diese zusätzliche Zeit sollte genutzt werden, um schrittweise Kapazitäten aufzubauen, anstatt kurz vor dem Stichtag unter Druck zu geraten.

Welche Abteilungen müssen in die CSRD-Berichterstattung eingebunden werden?

In die CSRD-Berichterstattung müssen mindestens Finanzen, Personal, Einkauf, Produktion oder Operations sowie die Unternehmenskommunikation eingebunden werden. Jede dieser Abteilungen liefert spezifische ESG-Daten, ohne die ein vollständiger und gesetzeskonformer Bericht nicht erstellt werden kann.

Finanzabteilung: Liefert Daten zu finanziellen Risiken durch Klimawandel, Taxonomie-relevante Investitionen und wirtschaftliche Kennzahlen mit Nachhaltigkeitsbezug.
Personal (HR): Verantwortet Kennzahlen zu Mitarbeitenden, Diversität, Arbeitsbedingungen, Weiterbildung und Gesundheitsschutz.
Einkauf und Supply Chain: Stellt Informationen zur Lieferkette bereit, einschließlich Lieferantenbewertungen und Risiken in der Wertschöpfungskette.
Produktion / Operations: Liefert Energie- und Emissionsdaten, Abfallmengen sowie Ressourcenverbräuche für die CO₂-Bilanz.
Unternehmenskommunikation: Unterstützt bei der inhaltlichen Aufbereitung und stellt sicher, dass der Bericht zielgruppengerecht kommuniziert wird.
Recht und Compliance: Prüft regulatorische Anforderungen und stellt die rechtskonforme Darstellung sicher.

Je nach Branche und Geschäftsmodell können weitere Bereiche hinzukommen, etwa IT bei Datenschutzthemen oder Forschung und Entwicklung bei Innovationsthemen.

Wie koordiniert man die CSRD-Datenbeschaffung abteilungsübergreifend?

Die abteilungsübergreifende Datenbeschaffung für die CSRD-Berichterstattung gelingt am besten durch eine Kombination aus klaren Verantwortlichkeiten, einem strukturierten Datenerfassungsprozess und regelmäßigen Abstimmungsrunden. Ohne ein gemeinsames System und verbindliche Deadlines bleibt die Datenqualität oft lückenhaft.

Ein bewährter Ansatz ist die Einführung eines zentralen Datenerfassungstools oder zumindest einer einheitlichen Vorlage, in die alle Abteilungen ihre Kennzahlen eintragen. So wird Doppelarbeit vermieden und Vergleichbarkeit sichergestellt. Die koordinierende Person prüft eingehende Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität und gibt bei Bedarf Rückmeldung an die jeweiligen Daten-Owner.

Regelmäßige, kurze Abstimmungsrunden, beispielsweise einmal pro Quartal, helfen dabei, den Prozess am Laufen zu halten und frühzeitig auf Datenlücken oder Verständnisfragen zu reagieren. Besonders hilfreich ist es, zu Beginn des Berichtszyklus eine Wesentlichkeitsanalyse durchzuführen, die klärt, welche Themen und Datenpunkte tatsächlich berichtspflichtig sind. Das spart allen Beteiligten unnötigen Aufwand.

Intern sollte außerdem transparent kommuniziert werden, warum die Daten benötigt werden und wie sie verwendet werden. Abteilungen, die den Sinn hinter der Datenerhebung verstehen, arbeiten erfahrungsgemäß motivierter und zuverlässiger mit.

Wann sollte man externes Know-how statt eines internen Teams nutzen?

Externes Know-how ist dann sinnvoll, wenn intern die fachliche Expertise fehlt, die Kapazitäten begrenzt sind oder das Unternehmen erstmals mit der CSRD-Berichterstattung beginnt. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist ein externer Nachhaltigkeitsexperte oft effizienter als der Aufbau eines vollständigen internen Teams.

Typische Situationen, in denen externer Support den Unterschied macht:

Das Unternehmen steht vor der ersten Wesentlichkeitsanalyse und hat noch keine Erfahrung mit ESRS-Anforderungen.
Intern gibt es zwar eine koordinierende Person, aber keine tiefgehende Expertise in der CSRD-konformen Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Der Zeitdruck ist hoch und ein schneller, strukturierter Einstieg ist notwendig.
Das Unternehmen möchte sicherstellen, dass der Bericht einer externen Prüfung standhält.
Ressourcen für eine Vollzeitstelle im Nachhaltigkeitsbereich sind nicht vorhanden oder nicht gerechtfertigt.

Externe Beratung und internes Team schließen sich dabei nicht aus. Häufig ist eine Kombination am wirkungsvollsten: Das interne Team übernimmt die operative Datenbeschaffung und die Kommunikation mit den Fachabteilungen, während externe Experten die methodische Steuerung, die ESRS-Expertise und die Qualitätssicherung einbringen.

Wie Adconterra Sie beim Aufbau Ihrer CSRD-Berichterstattung unterstützt

Genau an dieser Stelle setzen wir an. Als spezialisierte Nachhaltigkeitsberatung übernehmen wir für viele KMU die Rolle des externen Nachhaltigkeitsmanagers und begleiten Sie durch den gesamten Prozess der CSRD-Berichterstattung, von der ersten Strukturierung bis zum fertigen, gesetzeskonformen Bericht.

Konkret unterstützen wir Sie dabei:

Teamstruktur und Rollenverteilung: Wir helfen Ihnen zu definieren, wer intern welche Aufgaben übernimmt und wo wir als externe Unterstützung einspringen.
Wesentlichkeitsanalyse: Wir führen gemeinsam mit Ihnen eine fundierte Analyse durch, die klärt, welche ESG-Themen für Ihr Unternehmen berichtspflichtig sind.
Abteilungsübergreifende Datenbeschaffung: Wir strukturieren den Datenerfassungsprozess und stellen sicher, dass alle relevanten Kennzahlen vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.
ESRS-konforme Berichterstattung: Wir erstellen Ihren Nachhaltigkeitsbericht nach den geltenden Standards, prüfungssicher und strategisch wertvoll.
Flexibler Einsatz: Ob punktuelle Unterstützung oder vollständige Projektbegleitung, wir passen unser Engagement an Ihre Kapazitäten und Ihren Bedarf an.

Sie möchten wissen, wie ein CSRD-Prozess konkret für Ihr Unternehmen aussehen könnte? Sprechen Sie uns an – wir sind telefonisch unter Tel.: +49 (0)208 740 104 81 oder per E-Mail unter hello@adconterra.de erreichbar und besprechen gemeinsam den nächsten sinnvollen Schritt.