Welche IT-Systeme unterstützen eine regelkonforme CSRD Berichterstattung?

Für eine regelkonforme CSRD-Berichterstattung werden vor allem drei Arten von IT-Systemen eingesetzt: spezialisierte ESG-Softwarelösungen, ERP-Module mit Nachhaltigkeitsfunktionen sowie tabellenbasierte Ansätze mit strukturierten Datenvorlagen. Welche Lösung am besten passt, hängt von der Unternehmensgröße, der Datenkomplexität und dem jeweiligen Berichtspflichttermin ab. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um digitale Systeme für die CSRD-konforme Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Welche Anforderungen stellt die CSRD an digitale Datenprozesse?

Die CSRD verlangt eine strukturierte, nachvollziehbare und prüfbare Erfassung von ESG-Daten entlang der European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Unternehmen müssen nicht nur Kennzahlen liefern, sondern deren Erhebungsmethodik, Datenquellen und interne Freigabeprozesse dokumentieren und für externe Prüfer nachvollziehbar machen.

Konkret bedeutet das für digitale Prozesse: Daten müssen revisionssicher gespeichert, Änderungen nachverfolgbar und Verantwortlichkeiten klar zugeordnet sein. Hinzu kommt die Pflicht zur maschinellen Lesbarkeit, da Nachhaltigkeitsberichte nach CSRD im XBRL-Format (eXtensible Business Reporting Language) getaggt werden müssen. Das stellt erhebliche Anforderungen an die technische Infrastruktur, die viele herkömmliche Reporting-Tools nicht erfüllen.

Besonders relevant ist außerdem die Verknüpfung von qualitativen Angaben, etwa zu Unternehmensstrategien und Risiken, mit quantitativen Kennzahlen wie Emissionswerten oder Sozialindikatoren. Ein IT-System muss beide Datenkategorien strukturiert zusammenführen und in ein berichtsfähiges Format überführen können.

Welche Arten von IT-Systemen werden für die CSRD-Berichterstattung eingesetzt?

Für die CSRD-Berichterstattung kommen im Wesentlichen drei Systemkategorien zum Einsatz: spezialisierte ESG-Softwarelösungen, ERP-Erweiterungsmodule sowie strukturierte Tabellentools. Jede Kategorie deckt unterschiedliche Anforderungsniveaus ab und eignet sich für verschiedene Unternehmensprofile.

Spezialisierte ESG-Software: Lösungen wie Workiva, Sweep, Persefoni oder Greenomy sind speziell für die Nachhaltigkeitsberichterstattung entwickelt. Sie bieten ESRS-konforme Datenstrukturen, XBRL-Tagging und integrierte Wesentlichkeitsanalysen.
ERP-Module: Anbieter wie SAP (mit SAP Sustainability Control Tower) oder Microsoft (mit Cloud for Sustainability) haben ihre bestehenden ERP-Plattformen um Nachhaltigkeitsfunktionen erweitert. Diese Lösungen integrieren sich nahtlos in vorhandene Unternehmensdaten.
Tabellenbasierte Ansätze: Für kleinere Unternehmen oder Einstiegsszenarien können strukturierte Excel- oder Google-Sheets-Vorlagen mit klaren Datenfeldern und Freigabeprozessen eine pragmatische Zwischenlösung darstellen, sofern sie mit einem dokumentierten Prozess verbunden sind.

Darüber hinaus gibt es Beratungstools und Plattformen, die Unternehmen bei der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse unterstützen und als Grundlage für die Systemauswahl dienen.

Was unterscheidet spezialisierte ESG-Software von ERP-Modulen?

Der zentrale Unterschied liegt im Ausgangspunkt: ESG-Software ist von Grund auf für die Nachhaltigkeitsberichterstattung konzipiert, während ERP-Module bestehende Finanzsysteme um Nachhaltigkeitsfunktionen erweitern. Beide Ansätze haben spezifische Stärken, die je nach Unternehmensstruktur unterschiedlich relevant sind.

Spezialisierte ESG-Software punktet mit tiefer inhaltlicher Abdeckung der ESRS-Anforderungen, integrierten Workflows für Wesentlichkeitsanalysen und oft intuitiveren Benutzeroberflächen für Nachhaltigkeitsverantwortliche ohne IT-Hintergrund. Viele dieser Tools werden laufend an neue regulatorische Anforderungen angepasst und bieten Unterstützung für verschiedene Berichtsrahmen im Nachhaltigkeitsreporting wie GRI oder TCFD.

ERP-Module hingegen bieten den Vorteil, dass Finanzdaten und ESG-Daten in einem einzigen System zusammenlaufen. Für Unternehmen, die bereits stark auf SAP oder vergleichbare Systeme setzen, kann das die Datenkonsistenz erhöhen und Doppelerfassungen vermeiden. Der Implementierungsaufwand ist jedoch in der Regel höher, und die Flexibilität bei neuen regulatorischen Anforderungen ist oft geringer als bei spezialisierten Anbietern.

Welche IT-Lösung ist für KMU unter der CSRD geeignet?

Für kleine und mittelständische Unternehmen empfehlen sich in der Regel schlanke, cloudbasierte ESG-Tools oder strukturierte Datenerfassungsprozesse mit klarer Dokumentation, da der Implementierungsaufwand und die Lizenzkosten großer ERP-Module oft nicht im Verhältnis zum tatsächlichen Berichtspflichtumfang stehen.

Wichtig ist hier ein Blick auf die aktuellen Schwellenwerte: Nach dem verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt auf EU-Ebene sind Unternehmen unter der CSRD grundsätzlich nur dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten: mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Viele KMU fallen damit nicht in den direkten Anwendungsbereich der CSRD.

Dennoch können KMU indirekt betroffen sein, etwa wenn sie Teil der Lieferkette berichtspflichtiger Unternehmen sind und ESG-Daten auf Anfrage liefern müssen. In diesem Fall bieten sich folgende Optionen an:

Einstieg mit dem freiwilligen VSME-Standard, der speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurde
Nutzung einfacher, aber strukturierter Datenerfassungstools mit klarer Zuordnung zu ESRS-Datenpunkten
Externe Unterstützung durch spezialisierte Berater, die als verlängerter Arm des internen Nachhaltigkeitsmanagements agieren

Wie werden ESG-Daten aus verschiedenen Abteilungen systemisch zusammengeführt?

ESG-Daten entstehen dezentral in verschiedenen Unternehmensbereichen: Energieverbrauch in der Produktion, Personalzahlen in der HR-Abteilung, Lieferanteninformationen im Einkauf. Eine regelkonforme CSRD-Berichterstattung erfordert, dass all diese Datenpunkte strukturiert, konsistent und nachvollziehbar in einem gemeinsamen System zusammenlaufen.

Technisch geschieht das entweder über direkte Systemintegrationen, bei denen ESG-Software über Schnittstellen (APIs) auf bestehende Datensysteme zugreift, oder über strukturierte Datenerfassungsformulare, die abteilungsübergreifend ausgefüllt und zentral konsolidiert werden. Moderne ESG-Plattformen bieten rollenbasierte Zugriffsrechte, sodass Fachabteilungen ihre Daten direkt im System erfassen können, ohne Zugriff auf den gesamten Berichtsprozess zu haben.

Organisatorisch ist ebenso wichtig, klare Verantwortlichkeiten zu definieren: Wer liefert welche Daten, in welchem Turnus und in welchem Format? Ohne diese Governance-Struktur bleibt auch das beste IT-System wirkungslos. Nachhaltigkeitsverantwortliche übernehmen dabei typischerweise die Rolle der zentralen Koordinationsstelle zwischen den Abteilungen und dem Berichtssystem.

Wann sollte ein Unternehmen mit der Implementierung einer CSRD-Software beginnen?

Unternehmen sollten mit der Implementierung einer CSRD-Software spätestens 12 bis 18 Monate vor dem ersten Berichtspflichttermin beginnen, um ausreichend Zeit für Systemauswahl, Datenmapping, Schulungen und Testläufe zu haben. Ein späterer Start erhöht das Risiko einer lückenhaften Datenbasis erheblich.

Nach dem aktuellen Stand der EU-Gesetzgebung gilt: Unternehmen, die unter die bisherige Welle 2 fallen, wurden durch die separate „Stop-the-clock“-Richtlinie um zwei Jahre entlastet und sind erst ab 2028 berichtspflichtig. Das gibt betroffenen Unternehmen 2026 noch ausreichend Vorlaufzeit, sollte aber nicht als Anlass zur Untätigkeit verstanden werden.

Folgende Phasen sollten bei der Implementierungsplanung berücksichtigt werden:

Bestandsaufnahme (3 bis 6 Monate vor Systemauswahl): Welche Daten liegen bereits vor? Welche Systeme sind im Einsatz? Welche ESRS-Datenpunkte sind berichtspflichtig?
Systemauswahl und Pilotierung (2 bis 4 Monate): Marktanalyse, Demos, Anforderungsabgleich und Testbetrieb mit realen Unternehmensdaten
Rollout und Schulung (2 bis 3 Monate): Systemeinführung, Schulung der Fachabteilungen, Definition von Prozessen und Verantwortlichkeiten
Ersterhebung und Qualitätssicherung (laufend): Datenerfassung für das erste Berichtsjahr mit internen Prüfschleifen und externer Begleitung

Wer früh beginnt, hat zudem den Vorteil, Datenlücken rechtzeitig zu identifizieren und Prozesse zu etablieren, bevor der Zeitdruck steigt.

Wie Adconterra bei der CSRD-Berichterstattung unterstützt

Die Auswahl und Implementierung eines geeigneten IT-Systems ist nur ein Teil des Weges zu einer regelkonformen CSRD-Berichterstattung. Genauso entscheidend sind die richtigen Prozesse, eine fundierte Wesentlichkeitsanalyse und das fachliche Know-how, um Daten korrekt zu interpretieren und zu dokumentieren. Genau hier setzen wir an.

Als spezialisierte Nachhaltigkeitsberatung begleiten wir Unternehmen von der ersten Standortbestimmung bis zum fertigen, prüfungsfähigen Bericht. Unsere Unterstützung umfasst konkret:

Analyse Ihrer bestehenden Datenprozesse und Empfehlung geeigneter IT-Lösungen für Ihren Bedarf
Strukturierte Datenerfassung und Dokumentation entlang der relevanten ESRS-Anforderungen
Koordination zwischen Fachabteilungen als externe Nachhaltigkeitsmanager
Erstellung gesetzeskonformer Nachhaltigkeitsberichte nach CSRD oder freiwilliger Berichte nach VSME
Laufende Begleitung bei sich ändernden regulatorischen Anforderungen

Ob Sie gerade erst mit dem Thema starten oder Ihre bestehenden Prozesse professionalisieren möchten: Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf – per Telefon unter +49 (0)208 740 104 81 oder per E-Mail an hello@adconterra.de – und erfahren Sie, wie wir Ihre CSRD-Berichterstattung gemeinsam aufbauen.