Wie lassen sich Nachhaltigkeitsanforderungen in Lastenheften definieren?

Wer Lieferanten oder Dienstleister auswählt, denkt zuerst an Preis, Qualität und Lieferfähigkeit. Nachhaltigkeitsanforderungen tauchen in Lastenheften dagegen oft gar nicht auf oder, wenn doch, dann so vage, dass sie im Beschaffungsprozess keine wirkliche Steuerungswirkung entfalten. Dabei wächst der Druck auf Unternehmen, ihre Lieferkette aktiv zu gestalten: ESG-Anforderungen aus Kundensicht, regulatorische Vorgaben und ein zunehmendes Bewusstsein für Nachhaltigkeitsrisiken machen es notwendig, Nachhaltigkeitskriterien verbindlich ins Lastenheft aufzunehmen.

Dieser Beitrag zeigt, welche Anforderungen in Lastenheften fehlen, wie man sie konkret formuliert und wie sie sich sinnvoll in den Beschaffungsprozess integrieren lassen.

Typische Lücken in bestehenden Lastenheften

Viele Lastenhefte sind technisch sehr präzise, aber nachhaltigkeitsseitig nahezu leer. Anforderungen an Materialien, Lieferbedingungen oder Qualitätsstandards werden detailliert beschrieben, während ökologische oder soziale Kriterien fehlen oder sich auf allgemeine Formulierungen beschränken, die kaum überprüfbar sind.

Besonders häufig fehlen konkrete Vorgaben zu CO₂-Emissionen, Arbeitsbedingungen in der Lieferkette, Materialherkunft oder Zertifizierungen. Stattdessen findet sich manchmal ein pauschaler Satz wie „Der Lieferant verpflichtet sich zur Einhaltung geltender Umweltgesetze“ ohne jede Operationalisierung. Das reicht weder für ein belastbares Nachhaltigkeitsmanagement noch für eine spätere Berichterstattung nach CSRD oder vergleichbaren Standards.

Welche Nachhaltigkeitskriterien gehören ins Lastenheft?

Die relevanten Kriterien hängen vom Beschaffungsgegenstand ab, lassen sich aber entlang der drei ESG-Dimensionen strukturieren. Nicht jedes Kriterium passt zu jedem Einkaufsvorgang, aber ein systematischer Ansatz hilft, die wichtigsten Aspekte nicht zu übersehen.

Ökologische Anforderungen

Dazu zählen Angaben zu Treibhausgasemissionen (Scope 1, 2 und ggf. 3 beim Lieferanten), Energieverbrauch und Energiequellen, Materialien und deren Recyclingfähigkeit sowie Verpackungsstandards. Für Produkte mit langer Nutzungsdauer sind auch Anforderungen an Reparierbarkeit und Lebenszyklusbetrachtungen sinnvoll, wie sie etwa die ESPR-Verordnung für nachhaltiges Produktdesign vorsieht.

Soziale Anforderungen

Hier geht es um Arbeitsbedingungen, Mindestlöhne, Gesundheitsschutz und das Verbot von Kinder- oder Zwangsarbeit entlang der Lieferkette. Gerade bei international agierenden Lieferanten sind diese Aspekte nicht selbstverständlich und müssen explizit benannt werden.

Governance-Anforderungen

Transparenz über Unternehmensstrukturen, Antikorruptionsmaßnahmen und das Vorhandensein eines eigenen Nachhaltigkeitsmanagementsystems können ebenfalls Teil der Anforderungen sein, insbesondere bei strategisch wichtigen Lieferanten.

Nachhaltigkeitsanforderungen konkret formulieren

Vage Anforderungen helfen niemandem. Eine Formulierung wie „Der Lieferant handelt nachhaltig“ ist nicht prüfbar und damit wertlos. Konkrete Anforderungen benennen stattdessen messbare Größen, definieren Nachweispflichten und legen fest, wie Abweichungen behandelt werden.

Ein Beispiel: Statt „Der Lieferant berücksichtigt Umweltaspekte“ könnte das Lastenheft fordern: „Der Lieferant weist ein gültiges ISO-14001-Zertifikat nach oder legt einen aktuellen CO₂-Fußabdruck für die gelieferten Produkte vor.“ Noch besser ist eine Kombination aus Mindestanforderung und Verbesserungsziel, etwa: „Bis zum Lieferbeginn muss ein Zertifikat vorliegen; bis Ende 2027 ist ein Reduktionspfad für Scope-1-Emissionen vorzulegen.“ Wer die eigene CO₂-Bilanz und Reduktionspfad bereits erarbeitet hat, kann daraus direkt Anforderungen für die Lieferkette ableiten.

Wichtig ist auch, die Nachweisformate vorab zu definieren: Welche Zertifikate werden akzeptiert? Welche Selbstauskunftsbögen sind auszufüllen? Wer prüft die eingereichten Unterlagen?

Integration in den Beschaffungs- und Auswahlprozess

Nachhaltigkeitskriterien im Lastenheft entfalten nur dann Wirkung, wenn sie auch im Auswahlprozess tatsächlich berücksichtigt werden. Das bedeutet: Kriterien gewichten, Angebote danach bewerten und im Zweifel einen Lieferanten mit leicht höherem Preis, aber besserem ESG-Profil vorziehen.

Praktisch hat sich eine zweistufige Bewertung bewährt: Im ersten Schritt werden Mindestanforderungen geprüft (Ausschlusskriterien), im zweiten Schritt fließen Nachhaltigkeitskriterien in eine Gesamtbewertung ein. Dabei kann eine einfache Gewichtungsmatrix helfen, die Nachhaltigkeitsaspekte neben Preis, Qualität und Lieferfähigkeit transparent abbildet. Wer eine übergeordnete Nachhaltigkeitsstrategie entwickelt hat, kann die Gewichtung direkt aus den dort definierten Prioritäten ableiten.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Ein verbreiteter Fehler ist, Nachhaltigkeitsanforderungen ins Lastenheft aufzunehmen, aber keine Kapazitäten für die Prüfung einzuplanen. Wenn niemand die eingereichten Nachweise sichtet, verliert das gesamte System seine Glaubwürdigkeit, sowohl intern als auch gegenüber Kunden oder Prüfern.

Ein weiterer Fehler ist die fehlende Abstufung nach Lieferantenrelevanz. Nicht jeder Büromateriallieferant muss denselben Anforderungen genügen wie ein Hauptlieferant für Kernkomponenten. Eine Kategorisierung nach Risiko und Einkaufsvolumen hilft, den Aufwand zu steuern. Schließlich scheitern viele Ansätze daran, dass Nachhaltigkeitsanforderungen nachträglich in bestehende Vorlagen eingefügt werden, ohne die Verantwortlichkeiten im Einkaufsteam anzupassen. Wer diese Kriterien ernst nimmt, muss auch intern klären, wer für die Bewertung zuständig ist.

Lastenhefte als strategisches Steuerungsinstrument

Ein gut ausgearbeitetes Lastenheft mit Nachhaltigkeitskriterien ist mehr als ein Einkaufsdokument. Es sendet ein klares Signal an Lieferanten, welche Anforderungen das Unternehmen stellt, und schafft eine dokumentierte Grundlage für die spätere Berichterstattung über die Lieferkette.

Gerade im Kontext der CSRD gewinnt dieser Aspekt an Bedeutung. Nach dem aktuell verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt werden Unternehmen grundsätzlich nur noch dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten: mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Die Anwendungstermine wurden zudem verschoben, sodass Unternehmen der bisherigen Welle 2 erst ab 2028 berichtspflichtig werden. Dennoch profitieren auch kleinere Unternehmen davon, Nachhaltigkeitsanforderungen in Lastenheften frühzeitig zu verankern: Sie stärken ihre Position als Lieferant gegenüber berichtspflichtigen Kunden und bauen intern Kompetenzen auf, die später ohnehin benötigt werden. Lastenhefte werden so zu einem Steuerungsinstrument, das Beschaffungsentscheidungen mit der CSRD-Readiness für den Mittelstand verbindet.

Wie wir bei der Definition von Nachhaltigkeitsanforderungen unterstützen

Als spezialisierte Nachhaltigkeitsberatung begleiten wir Unternehmen dabei, Nachhaltigkeitskriterien systematisch in ihre Beschaffungsprozesse zu integrieren. Dabei arbeiten wir eng mit Einkaufs-, Rechts- und Nachhaltigkeitsabteilungen zusammen, um praxistaugliche Lösungen zu entwickeln, die wirklich funktionieren.

Konkret unterstützen wir unter anderem bei:

der Analyse bestehender Lastenhefte auf Nachhaltigkeitslücken
der Entwicklung messbarer ESG-Kriterien passend zum Beschaffungsgegenstand und Lieferantenportfolio
der Erstellung von Selbstauskunftsbögen und Nachweisformaten für Lieferanten
der Einbindung von Nachhaltigkeitsanforderungen in Bewertungsmatrizen und Auswahlprozesse
der Vorbereitung auf Reportingpflichten, die sich aus CSRD oder Kundenanfragen ergeben

Wenn Sie Nachhaltigkeitsanforderungen in Ihren Lastenheften strukturiert verankern möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf das Gespräch.