Wie integriert man Nachhaltigkeitsanforderungen in Ausschreibungen?

Wer Lieferanten oder Dienstleister beauftragt, trifft damit nicht nur wirtschaftliche Entscheidungen, sondern auch ökologische und soziale. Nachhaltigkeitsanforderungen in Ausschreibungen zu verankern, ist deshalb kein bürokratischer Zusatzaufwand, sondern ein konkreter Hebel, um ESG-Ziele entlang der gesamten Lieferkette wirksam umzusetzen. Gerade im Kontext der CSRD-Berichtspflichten rückt die nachhaltige Beschaffung stärker in den Fokus, da Unternehmen zunehmend auch über die Auswirkungen ihrer Lieferkette Rechenschaft ablegen müssen.

Dieser Artikel zeigt, wie Nachhaltigkeitskriterien in der Vergabe sinnvoll definiert, rechtlich abgesichert und operativ umgesetzt werden können, ohne den Beschaffungsprozess unnötig zu verkomplizieren.

Relevante Nachhaltigkeitskriterien für Ausschreibungen festlegen

Bevor Nachhaltigkeitsanforderungen in Ausschreibungsunterlagen einfließen können, braucht es Klarheit darüber, welche Kriterien für das eigene Unternehmen und den jeweiligen Beschaffungsgegenstand tatsächlich relevant sind. Eine pauschale Liste hilft hier wenig. Sinnvoller ist es, die Kriterien aus der eigenen Nachhaltigkeitsstrategie abzuleiten und auf die spezifischen Risiken und Wirkungen des Einkaufsbereichs zuzuschneiden.

Typische Kategorien umfassen Umweltaspekte wie CO₂-Emissionen, Energieeffizienz oder Ressourcenverbrauch, soziale Aspekte wie faire Arbeitsbedingungen und Lieferkettenverantwortung sowie Governance-Themen wie Antikorruptionsrichtlinien oder Compliance-Systeme. Welche dieser Bereiche prioritär behandelt werden, hängt von der Wesentlichkeitsanalyse des eigenen Unternehmens ab. Wer diese Analyse noch nicht durchgeführt hat, sollte damit beginnen, bevor er Anforderungen an Lieferanten stellt.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Normen im Überblick

Für öffentliche Auftraggeber ist nachhaltige Beschaffung seit Jahren gesetzlich verankert. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie die Vergabeverordnung (VgV) erlauben und fordern die Berücksichtigung von Umwelt-, Sozial- und Innovationsaspekten in der Vergabe. Private Unternehmen unterliegen zwar keiner direkten Vergabepflicht, stehen aber zunehmend unter regulatorischem Druck durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und die CSRD.

Nach dem aktuell verabschiedeten Omnibus-Rechtsakt auf EU-Ebene werden Unternehmen für die CSRD grundsätzlich nur noch dann berichtspflichtig, wenn sie beide Schwellen überschreiten: mehr als 1.000 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Gleichzeitig wurden die Anwendungstermine verschoben: Unternehmen, die ursprünglich ab 2026 hätten berichten müssen, sind nun erst ab 2028 berichtspflichtig. Das gibt Unternehmen mehr Zeit zur Vorbereitung, ändert aber nichts daran, dass Lieferkettentransparenz ein zentrales Berichtsthema bleibt. Wer jetzt seine Ausschreibungen nachhaltig gestaltet, ist für künftige Anforderungen besser aufgestellt.

Darüber hinaus gibt es anerkannte Normen und Standards, die als Orientierung dienen, darunter ISO 20400 zur nachhaltigen Beschaffung, der UN Global Compact sowie branchenspezifische Zertifizierungen wie FSC, Fairtrade oder Blauer Engel.

Nachhaltigkeitsanforderungen konkret in Ausschreibungsunterlagen formulieren

Vage Formulierungen wie „Nachhaltigkeit wird begrüßt“ haben in Ausschreibungsunterlagen keinen Platz. Anforderungen müssen messbar, überprüfbar und eindeutig formuliert sein, damit Bieter wissen, was erwartet wird, und Auftraggeber eine faire Bewertungsgrundlage haben.

Dabei empfiehlt es sich, zwischen Mindestanforderungen (K.-o.-Kriterien) und Bewertungskriterien zu unterscheiden. Mindestanforderungen können zum Beispiel das Vorliegen eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 oder eine gültige CO₂-Bilanzierung sein. Bewertungskriterien hingegen fließen in die Gesamtbewertung ein und können nach Punkten gewichtet werden, etwa der Anteil erneuerbarer Energien in der Produktion oder konkrete Reduktionsziele. Zusätzlich sollten Ausschreibungsunterlagen klären, welche Nachweise gefordert werden: Zertifikate, Selbstauskünfte, Auditberichte oder Drittprüfungen.

Lieferanten und Dienstleister gezielt qualifizieren

Die Aufnahme von Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen ist nur wirksam, wenn auch die Lieferantenqualifizierung entsprechend aufgestellt ist. Das beginnt bei der Vorauswahl geeigneter Anbieter und reicht bis zur regelmäßigen Überprüfung bestehender Lieferantenbeziehungen.

Sinnvoll ist ein strukturierter Fragebogen, der ESG-relevante Informationen systematisch erfasst, zum Beispiel zu Umweltmanagementsystemen, sozialen Standards in der Lieferkette oder Governance-Strukturen. Für kleinere Lieferanten, die noch am Anfang ihrer Nachhaltigkeitsentwicklung stehen, kann es hilfreich sein, Unterstützungsangebote oder Schulungen bereitzustellen, anstatt sie sofort auszuschließen. Das stärkt langfristige Lieferantenbeziehungen und trägt dazu bei, Nachhaltigkeitsstandards im Einkauf schrittweise zu heben.

Häufige Fehler bei der nachhaltigen Ausschreibungsgestaltung

Selbst gut gemeinte Ansätze scheitern in der Praxis oft an vermeidbaren Fehlern. Einer der häufigsten: Nachhaltigkeitskriterien werden nachträglich und ohne strategischen Bezug in bestehende Ausschreibungsvorlagen eingefügt, anstatt von Anfang an integriert zu werden. Das führt zu Inkonsistenzen und erschwert die Bewertung.

Weitere typische Stolpersteine sind:

Fehlende Gewichtung: Wenn Nachhaltigkeitskriterien zwar genannt, aber mit null Prozent gewichtet werden, haben sie faktisch keinen Einfluss auf die Vergabeentscheidung.
Nicht überprüfbare Anforderungen: Wer keine Nachweise einfordert, kann Angaben nicht validieren und riskiert Greenwashing durch Bieter.
Überforderte Lieferanten: Übermäßig komplexe oder standardferne Anforderungen schrecken qualifizierte Anbieter ab, besonders kleinere Unternehmen.
Fehlende interne Abstimmung: Wenn Einkauf, Nachhaltigkeitsmanagement und Rechtsabteilung nicht koordiniert vorgehen, entstehen widersprüchliche Anforderungen.

Ein weiterer blinder Fleck ist die Scope-3-Thematik: Viele Unternehmen fokussieren sich bei der CO₂-Bilanzierung auf eigene Emissionen, vergessen aber, dass eingekaufte Waren und Dienstleistungen oft den größten Teil des CO₂-Fußabdrucks ausmachen. Nachhaltige Ausschreibungen sind damit auch ein Instrument zur Steuerung von Scope-3-Emissionen.

Nachhaltige Beschaffung als strategischen Hebel nutzen

Nachhaltigkeitskriterien in der Vergabe sind kein Selbstzweck. Wer sie konsequent anwendet, schafft Transparenz in der Lieferkette, reduziert Reputations- und Compliance-Risiken und sendet gleichzeitig ein klares Signal an den Markt. Lieferanten, die merken, dass Nachhaltigkeit ein echtes Entscheidungskriterium ist, investieren eher in entsprechende Verbesserungen.

Langfristig zahlt sich nachhaltige Beschaffung auch wirtschaftlich aus: Energieeffiziente Produkte haben geringere Betriebskosten, sozial verantwortliche Lieferketten sind widerstandsfähiger gegenüber Störungen, und die Einhaltung von ESG-Standards im Einkauf erleichtert die eigene Nachhaltigkeitsberichterstattung erheblich. Die Beschaffungsabteilung wird so zu einem aktiven Mitgestalter der Unternehmensnachhaltigkeitsstrategie, nicht nur zu deren Umsetzer.

Wie wir bei der nachhaltigen Ausschreibungsgestaltung unterstützen

Wir bei Adconterra begleiten Unternehmen dabei, Nachhaltigkeitsanforderungen in Ausschreibungen praxisnah und rechtssicher zu verankern. Dabei verbinden wir strategisches Know-how mit operativer Umsetzungserfahrung aus verschiedenen Branchen, vom Handel über den Dienstleistungssektor bis zur produzierenden Industrie.

Konkret unterstützen wir unter anderem bei:

der Ableitung relevanter Nachhaltigkeitskriterien aus der bestehenden ESG-Strategie oder Wesentlichkeitsanalyse
der rechtssicheren Formulierung von Mindestanforderungen und Bewertungskriterien für Ausschreibungsunterlagen
dem Aufbau eines strukturierten Lieferantenqualifizierungsprozesses mit ESG-Fragebögen und Nachweisanforderungen
der Integration von Lieferkettendaten in die CSRD-konforme Nachhaltigkeitsberichterstattung

Wenn Sie Nachhaltigkeitsanforderungen systematisch in Ihre Beschaffungsprozesse integrieren möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, welche Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll und realistisch umsetzbar sind.